OBJETIVO
La implementación de ésta política, pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes SERVICIOS ON TOP S.A.S. ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data.
Los datos personales suministrados por los particulares a SERVICIOS ON TOP S.A.S. a través de la página web,acceso de correo y datos personales, mensajes de texto, mensaje de voz, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas directamente así como por intermedio de terceros que participan en la relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados los diferentes medios en aplicación de los procedimientos previstos por la compañía por el desarrollo de su objeto social, se encuentran sujetos a lo señalado en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y Ley 1712 de 2014 y demás normas que las aclaren, modifiquen o complementen.
DEFINICIONES
Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.
Base de datos: conjunto de datos personales.
Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la Política, Manejo de Información y Datos Personales forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales
DEBERES QUE TIENE RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS
SERVICIOS ON TOP S.A.S. reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:
1. La compañía deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.
2. La compañía deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Algunos de estos medios puede ser a través del diligenciamiento de formatos electrónicos, aceptación de términos y condiciones en la página web, el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos o a través de correo electrónico según la Compañía disponga.
3. En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
4. La compañía, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.
5. La compañía deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.
CASOS EN LOS CUALES NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER
1. Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma, incluyendo aquellos que hayan sido divulgados por el Titular y/o cualquier agente autorizado.
3. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
4. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.
FINALIDADES DE LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales proporcionados a la compañía serán objeto de tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) para la finalidad específica para la que fueron suministrados en el desempeño normal de las operaciones comerciales y el cumplimiento de las funciones legales, además uso como:
-Para prestar los servicios contratados
-Fines administrativos, comerciales, de mercadeo y ventas.
-Ofrecer todo tipo de servicios comerciales, marketing, publicidad.
-Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
AUTORIZACIÓN
A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, se requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:
-Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
-Datos recopilados
-Finalidades del tratamiento
-Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o Supresión de datos
-Información sobre recolección de datos sensibles
PROTECCIÓN DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 De 2013, SERVICIOS ON TOP S.A.S. asegura que no prestará servicios a menores de edad o adolescentes.
FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS
Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la Compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.
A). Procedimiento para el trámite de reclamos o solicitudes:
Toda solicitud, petición, queja o reclamo que sea presentada por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. La petición o reclamo se formulará mediante escrito por el correo electrónico contacto@ontopcv.com, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
2. El solicitante recibirá una respuesta por parte de SERVICIOS ON TOP S.A.S. dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud completa.
3. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Consultas:
La Política de manejo de la información personal por parte de SERVICIOS ON TOP S.A.S. y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrá ser consultados a través de una solicitud al correo contacto@ontopcv.com.
Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico: contacto@ontopcv.com
Si dentro de los diez (10) días señalados, no fuere posible para la compañía atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
DATOS GENERALES
RAZÓN SOCIAL: SERVICIOS ON TOP S.A.S.
NIT: 901399786 - 1
Oficina Principal: Carrera 16A # 137 - 08
Correo electrónico: contacto@ontopcv.com
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el Área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el representante legal.
