El primer filtro es un misterio que nadie se ha atrevido revelar. ¡Aquí te contamos todo! Empecemos.

1. ¿Qué es un sistema de gestión de candidatos?

Los sistemas de gestión de candidatos son herramientas tecnológicas que dan a las empresas, en particular a las áreas de reclutamiento y selección,la capacidad de recolectar y filtrar cientos de hojas de vida rápidamente.

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Cuando aplicas a un trabajo por cualquier plataforma digital, lo cierto es que tu hoja de vida no está llegando a las manos de los equipos de selección. Primero es procesada por un sistema de gestión de candidatos y en caso de superarlo llegará a manos de una persona de selección.

2. ¿Por qué usan estos sistemas las empresas?

Las empresas tienen múltiples vacantes al mismo tiempo, y si tienes en cuenta que aplicar a un trabajo, gracias a las plataformas de empleo en internet, es tan sencillo como hacer clic en un botón; las empresas recurren a estos sistemas para que les ayude a gestionar los cientos de hojas de vida que reciben y a detectar aquellos que han aplicado porque "quien quita que les interese mi perfil".

Los sistemas de gestión de candidatos centralizan toda la información de las personas que aplican a un trabajo en un solo lugar. Además ayuda clasificar a los candidatos, haciendo visible a los mejores candidatos.Los sistemas de gestión de candidatos en efecto ayudan a filtrar muchos perfiles, sin embargo muchos candidatos de gran interés se pierden por no saber cómo funcionan estos sistemas.

3. ¡Ya no es solo de grandes empresas!

Efectivamente estos sistemas se implementan en grandes empresas a finales de los años 80! Hoy en día casi todas las empresas se apoyan en un sistema de gestión de candidatos. Ten en cuenta que páginas como ElEmpleo.com, Computrabajo  e incluso Linkedin también cumplen con funciones de un sistema de gestión de candidatos y son usados para calificarte cuando aplicas a un trabajo a través de sus páginas web.

Algunos ejemplos de proveedores o de marcas que te puedes encontrar son: Taleo, Workday, Successfactor, Smartrecruiters, BambooHR.

4. Así funcionan los sistemas de gestión de candidatos

Los sistemas de gestión de candidatos guardan en bases de datos los perfiles de las personas que aplican a las vacantes o que se inscriben a esos sistemas. Esas bases le permiten a las personas que trabajan en los equipos de reclutamiento tener perfiles que pueden ser interesantes para vacantes en el futuro, usando filtros como ciudad, años de experiencia, nombredel rol, etc.

Algunos de los sistemas de gestión de candidatos organizan los candidatos de acuerdo a su nivel de ajuste a la descripción del rol.  Esto le permite al equipo de selección enfocarse en los candidatos que el sistema le dice que son de alta similitud con el perfil buscado. Ahora, es importante señalar que algunos reclutadores hacen una revisión rápida de los perfiles que recibieron, enfocándose en el último rol, en que compañía fue y que logró allí. Esto usualmente toma unos 6 a 10 segundos, por lo que es muy importante que las palabras claves y habilidades más relevantes al rol sean fácilmente identificables.

Con Ontop puedes tener una evaluación gratuita de tu hoja de vida y saber que tan bien estructurada esta para superar los sistemas de gestión de candidatos y obtener consejos para destacar ante los ojos de un equipo de selección.

Mencionaba anteriormente que las palabras claves son fundamentales para superar el primer filtro. Pues también lo son para aparecer en los resultados de búsqueda de los reclutadores dentro de las bases de datos de los sistemas de gestión de candidatos.

Por ejemplo, una empresa se encuentra en la búsqueda de un analista de mercadeo. Para esta vacante reciben cerca de 500 hojas de vida. Una primera aproximación de muchos equipos de selección es buscar exactamente el nombre del rol "analista de mercadeo" para ubicar los perfiles que hayan desempeñado ese rol en el pasado. Si no lo tienes, mala suerte has sido descartado.

Una funcionalidad interesante de sistemas de gestión de candidatos es que te permite usar varios criterios de búsqueda. Usando el ejemplo anterior, un reclutador puede buscar un perfil que tenga en sus trabajos previos "analista de mercadeo" y que en ciudad se encuentre en "Medellín" y que además tenga un titulo de "maestría".De manera que si tu hoja de vida no está formateada de manera correcta para que el sistema de gestión de candidatos identifique toda esta información para que cuando el reclutador busque en su base de datos, seas tú el resultado número uno,nosotros te podemos ayudar.

5. Lo que importa es el formato, no que se vea linda!

Cuando tu cargas tu hoja de vida a un sistema de gestión de candidatos, el equipo de reclutamiento no siempre ve el archivo, pero el sistema si lo ve, pero no ve si tiene colores, gráficos o elementos de diseño muy elaborados, eso no le importa. Su interés son títulos, fechas y descripciones.  Así que hablemos de formatos.

He escuchado a muchas personas a las que he ayudado con su hoja de vida, que ellos prefieren enviarlo en PDF porque así no les cambian su información, que sienten mayor seguridad al enviar un PDF. Si eres como ellos,tengo que darte una mala noticia… Los sistemas de gestión de candidatos no leen bien los PDF. Si has estado aplicando a trabajos en los que estás seguro que serias el candidato ideal y no has tenido ni siquiera un email de respuesta ote han descartado en unas cuantas horas, es probable que los sistemas de gestión de candidatos no puedan leer tu hoja de vida. Es recomendable que uses un documento en formato word (.docx) que son interpretados fácilmente por los sistemas.  

6. ¿Optimizar o no optimizar? esa es la cuestión

He tenido la fortuna de construir equipos de trabajo y de colaborar con muchas empresas para mejorar sus procesos internos y te puedo decir que los reclutadores no son bobos.

Engañar a un sistema que está programado para buscar palabras claves es posible, y en efecto muchas personas lo hacen. Lo que desconocen es que los ojos de los reclutadores están entrenados para detectar inconsistencias en las hojas de vida y confirmarlas dentro de una simple llamada de 15 minutos.

No se trata de llenar la hoja de vida de palabras claves para aparecer en los primeros lugares. Tu hoja de vida es una herramienta fundamental en tu búsqueda de trabajo y debe representarte de la mejor manera resaltando lo mejor de ti.

7. Están entre nosotros y no se van a ir.

Los sistemas de gestión de candidatos aparecieron a finales de la década de los años 80 y hoy en día son parte vital para gestionar los procesos de búsqueda de personal de casi todas las empresas del mundo. El hecho de que el desempleo suba solo hace que los sistemas tomen más fuerza en la medida que los equipos de selección necesitan la automatización de estos procesos para ser eficientes y encontrar el mejor talento. Incluso hay sistemas de gestión de candidatos que se están apalancando en inteligencia artificial,big data y blockchain para ofrecer a las empresas un servicio más avanzado.

Una hoja de vida que esté optimizada para superar los sistemas de gestión de candidatos es el primer paso para lograr llegar a conversar con un reclutador. Nosotros en Ontop trabajamos para ayudarte a que superes estas pruebas que se han creado en los procesos de selección.

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